Un jour je serai RRH

Un jour, je serai RRH… ou l'itinéraire d'une jeune RH pleine d'enthousiasme

 

Bien préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Ça y est, le processus de recrutement est terminé, le candidat a signé son contrat, c’est le soulagement. Ce n’est pourtant pas le moment pour les RH de chômer, préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur est un gros travail à ne pas négliger si on veut mettre toutes ses chances de son côté.

En effet, les premiers jours sont primordiaux pour un nouveau collaborateur. C’est lors de cette période qu’il va se faire son premier avis sur l’entreprise, et il sera difficile de gommer sa première impression si elle est mauvaise. En revanche, si tout est bien rodé, le nouveau collaborateur n’en sera que plus motivé, la moitié du travail d’intégration sera fait!

Le premier volet à préparer est toute la partie administrative. Ce n’est pas la plus drôle, mais c’est obligatoire, et en plus si ce n’est pas fait cela créera des problèmes à répétition qu’il vaut mieux éviter… Heureusement, l’administration a considérablement allégé les démarches récemment, il s’agit donc d’établir une Déclaration Uniquement d’Embauche (DUE) auprès de l’URSSAF, en plus ça peut se faire en ligne, c’est très facile et rapide (merci l’URSSAF, je ne le dis pas souvent). Ensuite, il faut penser à la mutuelle d’entreprise et à la prévoyance si ces dispositifs sont mis en place. Il faut également créer le dossier administratif du nouveau collaborateur, avec sa pièce d’identité, divers renseignements qui peuvent servir (notamment pour l’inscription à la mutuelle par exemple), son RIB (c’est mieux pour le payer…) qu’il faudra enregistrer rapidement, le contrat de travail, préparer le dossier de paie…

Ensuite vient la configuration des outils: il faut préparer au plus tôt une boîte mail (et intégrer la nouvelle adresse mail dans d’éventuelles listes de diffusion!) et un téléphone, prévoir un bureau ou une place qui accueillera la personne, un ordinateur si besoin, les accès aux différentes applications informatiques, les badges, cartes de cantine… Ce n’est pas passionnant, c’est ce qui prend le plus de temps mais si tout est bien anticipé, le premier jour sera un vrai plaisir. Et ce sera toujours mieux que de constater: « je ne sais pas où tu vas t’installer… Tiens, tu n’as pas de PC… Tu auras ta carte de cantine dans trois jours. L’accès à cette application incontournable, tu l’auras dans une semaine… ». Bref, pour ne pas passer pour des amateurs, on anticipe.

Enfin, et ce qui est le plus important, la préparation opérationnelle. Il faut définir immédiatement qui sera le supérieur de la personne et s’assurer qu’il sera bien présent lors du premier jour. Si ce n’est pas possible, il faut absolument désigner un remplaçant pour le jour J, rien de pire qu’un nouveau collaborateur laissé à l’abandon. Le RH et le n+1 devront ensuite travailler sur le programme d’intégration: qui fait quoi et quand? En général, le RH voit le nouveau collaborateur dès son arrivée pour régler les derniers détails administratifs, puis vient le manager. Il faut peut-être prévoir une période de formation, et/ou un parcours de personnes à rencontrer pour bien comprendre le périmètre de son poste. Il est également intéressant de prévoir des points les premières semaines, avec le RH et le n+1, pour s’assurer que tout va bien et mettre éventuellement en place des actions correctives. Pourquoi pas un système de parrainage, tutorat ou mentoring? Il ne faut pas non plus négliger le premier déjeuner du collaborateur, souvent empreint de stress s’il ne sait pas trop avec qui manger et où… le mieux est que l’équipe soit disponible et, à défaut, au moins le n+1 ou le RH. Tout cela ne doit pas être laissé au hasard. Enfin, les petits plus non négligeables: remettre un trombinoscope et un livret d’accueil, envoyer aux personnes concernées un mail pour annoncer l’arrivée du collaborateur avec un petit descriptif sympathique et une photo!

Bien anticipé, une arrivée se passe toujours mieux. Alors, établissez au plus tôt une liste de toutes les démarches à accomplir pour n’en oublier aucune, et vérifiez le tout une semaine avant l’arrivé de la personne!

Dans : Comment faire concrètement? A destination des RH
Par AZS
Le 24 avril 2012
A 7 h 50 min
Commentaires : 0
 

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