Un jour je serai RRH

Un jour, je serai RRH… ou l'itinéraire d'une jeune RH pleine d'enthousiasme

 

Médecine du travail – étape 2: au quotidien

Vous avez franchi la première étape et choisi votre établissement pour la médecine du travail. Ça c’est fait. Maintenant, il faut adhérer.

Pour une raison que j’ignore et que je ne m’explique pas, chaque établissement demande des renseignements différents sur les salariés. En effet, pour adhérer, il faut remplir une déclaration du personnel: celle-ci comporte les noms, prénoms, dates de naissance, professions des salariés et demande de définir qui doit bénéficier d’une Surveillance Médicale Renforcée (SMR), pour les métiers à risque par exemple. Certains établissements demandent également l’ancienneté de la personne, son lieu de naissance, son numéro de sécurité sociale, son statut cadre ou non cadre… on en voit beaucoup. C’est la partie fastidieuse de ce chapitre.

A noter que le traitement des dossiers d’adhésion peut être extrêmement long, d’autant plus que certains établissements ont mis en place une liste d’attente tant ils sont sollicités. Il n’y aurait en effet pas assez d’établissements dans certaines zones géographiques… Vous avez dit « déserts médicaux »?

Ensuite, la médecine du travail devient purement un travail administratif. Il faut organiser les visites: lors d’une embauche (et en théorie avant la fin de la période d’essai), puis tous les deux ans (sauf dans le cas des SMR qui bénéficient d’un surveillance particulière) et au retour d’un congé maternité, arrêt de travail long ou accident du travail.

Des statistiques officielles sont remontées annuellement par les établissements et présentées au CHSCT et, parfois, aux autres instances (DP, CE).

En bref, une question pas très difficile à traiter pour les RH mais qui reste lourde au quotidien.

Dans : Comment faire concrètement? A destination des RH
Par AZS
Le 22 octobre 2013
A 9 h 08 min
Commentaires : 0
 
 

La paperasse!!!

Il y a des jours où j’ai l’impression de faire uniquement de la paperasse. A l’heure d’internet et du développement durable, quel désarroi!

Mutuelle, prévoyance, formation, formulaires divers et variés, déclarations en tout genre, fiches de paie… et j’en passe. L’administration publique, malgré ses efforts qu’il faut saluer, reste la plus demandeuse de papiers.

Alors, à quand le tout numérisé? Cela faciliterait grandement le travail des RH, ferait gagner du temps et de la place et protègerait la planète! Je me souviens avoir lu que la simple mise en place d’une application de demande de congé dans une énorme structure avait fait gagné plusieurs kilomètres de dossiers suspendus dans l’entreprise… Incroyables, plusieurs kilomètres!

Mais l’effort doit aussi être personnel. Je pense être un exemple de ce point de vue, je travaille quasi exclusivement en format informatique et mon bureau est quasiment vierge de tout papier. Ce sont de nouvelles habitudes à prendre, mais nos outils modernes nous y aident grandement. Alors à tous, un petit effort!

Dans : Humeur
Par AZS
Le 16 mai 2012
A 8 h 16 min
Commentaires : 2
 
 

Bien préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Ça y est, le processus de recrutement est terminé, le candidat a signé son contrat, c’est le soulagement. Ce n’est pourtant pas le moment pour les RH de chômer, préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur est un gros travail à ne pas négliger si on veut mettre toutes ses chances de son côté.

En effet, les premiers jours sont primordiaux pour un nouveau collaborateur. C’est lors de cette période qu’il va se faire son premier avis sur l’entreprise, et il sera difficile de gommer sa première impression si elle est mauvaise. En revanche, si tout est bien rodé, le nouveau collaborateur n’en sera que plus motivé, la moitié du travail d’intégration sera fait!

Le premier volet à préparer est toute la partie administrative. Ce n’est pas la plus drôle, mais c’est obligatoire, et en plus si ce n’est pas fait cela créera des problèmes à répétition qu’il vaut mieux éviter… Heureusement, l’administration a considérablement allégé les démarches récemment, il s’agit donc d’établir une Déclaration Uniquement d’Embauche (DUE) auprès de l’URSSAF, en plus ça peut se faire en ligne, c’est très facile et rapide (merci l’URSSAF, je ne le dis pas souvent). Ensuite, il faut penser à la mutuelle d’entreprise et à la prévoyance si ces dispositifs sont mis en place. Il faut également créer le dossier administratif du nouveau collaborateur, avec sa pièce d’identité, divers renseignements qui peuvent servir (notamment pour l’inscription à la mutuelle par exemple), son RIB (c’est mieux pour le payer…) qu’il faudra enregistrer rapidement, le contrat de travail, préparer le dossier de paie…

Ensuite vient la configuration des outils: il faut préparer au plus tôt une boîte mail (et intégrer la nouvelle adresse mail dans d’éventuelles listes de diffusion!) et un téléphone, prévoir un bureau ou une place qui accueillera la personne, un ordinateur si besoin, les accès aux différentes applications informatiques, les badges, cartes de cantine… Ce n’est pas passionnant, c’est ce qui prend le plus de temps mais si tout est bien anticipé, le premier jour sera un vrai plaisir. Et ce sera toujours mieux que de constater: « je ne sais pas où tu vas t’installer… Tiens, tu n’as pas de PC… Tu auras ta carte de cantine dans trois jours. L’accès à cette application incontournable, tu l’auras dans une semaine… ». Bref, pour ne pas passer pour des amateurs, on anticipe.

Enfin, et ce qui est le plus important, la préparation opérationnelle. Il faut définir immédiatement qui sera le supérieur de la personne et s’assurer qu’il sera bien présent lors du premier jour. Si ce n’est pas possible, il faut absolument désigner un remplaçant pour le jour J, rien de pire qu’un nouveau collaborateur laissé à l’abandon. Le RH et le n+1 devront ensuite travailler sur le programme d’intégration: qui fait quoi et quand? En général, le RH voit le nouveau collaborateur dès son arrivée pour régler les derniers détails administratifs, puis vient le manager. Il faut peut-être prévoir une période de formation, et/ou un parcours de personnes à rencontrer pour bien comprendre le périmètre de son poste. Il est également intéressant de prévoir des points les premières semaines, avec le RH et le n+1, pour s’assurer que tout va bien et mettre éventuellement en place des actions correctives. Pourquoi pas un système de parrainage, tutorat ou mentoring? Il ne faut pas non plus négliger le premier déjeuner du collaborateur, souvent empreint de stress s’il ne sait pas trop avec qui manger et où… le mieux est que l’équipe soit disponible et, à défaut, au moins le n+1 ou le RH. Tout cela ne doit pas être laissé au hasard. Enfin, les petits plus non négligeables: remettre un trombinoscope et un livret d’accueil, envoyer aux personnes concernées un mail pour annoncer l’arrivée du collaborateur avec un petit descriptif sympathique et une photo!

Bien anticipé, une arrivée se passe toujours mieux. Alors, établissez au plus tôt une liste de toutes les démarches à accomplir pour n’en oublier aucune, et vérifiez le tout une semaine avant l’arrivé de la personne!

Dans : Comment faire concrètement? A destination des RH
Par AZS
Le 24 avril 2012
A 7 h 50 min
Commentaires : 0
 
 

La formation, pourquoi est-ce si compliqué?

Faites le test: demandez à un étudiant en RH sur quel sujet spécifique des ressources humaines il souhaite travailler. Le trio de tête est en général: recrutement, GPEC, formation (peu importe l’ordre). La formation est en effet un sujet sexy, beaucoup aimeraient l’aborder car il s’agit d’accompagner la montée en compétence de la personne, ce qui est peu ou prou le rôle idéal que les RH se donnent (du moins lors de leurs études).

Mais quand on s’occupe réellement de la formation, que constate-t-on? Une lourdeur administrative pour le moins déprimante voire démotivante. Petit rappel des faits: une partie des charges liées aux salariés est versée à un OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé), en fonction du secteur d’activité de la société. Cet OPCA va par la suite reverser certaines sommes aux entreprises en fonction des formations suivies par les salariés.

Or, les OPCA me font parfois penser aux boîtes de nuit: on a beau montrer patte blanche et tout faire au mieux (choisir une formation intéressante dans un organisme connu et reconnu, envoyer l’ensemble des pièces administratives en temps et en heure, etc.), on ne sait jamais si on touchera une subvention. C’est assez déroutant, cette sensation de dépendre du bon vouloir de l’organisme alors que, en fin de compte, puisque nous avons payé nos cotisations nous avons droit à ces subventions…

Et quelle lourdeur administrative! Une liste sans fin de documents, à envoyer par courrier uniquement, des dossiers qui se perdent (si si, ils se perdent: je suis actuellement en train de me battre avec mon OPCA pour une formation qui a eu lieu il y a 7 mois car ils ont perdu deux fois mon dossier, vous imaginez…), des délais de traitement qui frisent l’indécence…

Alors, si la mise en place de plans de formation est une démarche intéressante, si on a envie de proposer à nos collaborateurs des formations de qualité, j’avoue que les OPCA m’ont définitivement fait passer l’envie de me tourner vers un métier de responsable formation un jour. A l’heure d’internet, ne pourrait-on pas remplir des formulaires en ligne? Scanner des documents? Gagner du temps et… de l’argent?

Dans : Humeur
Par AZS
Le 16 mars 2012
A 12 h 13 min
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Ces jours où l’on doute…

Il y a des jours, quand on est RRH, où on doute… de sa passion pour le métier, de son utilité, de sa vocation. Ce sont souvent pour moi ceux jours que j’appelle « les jours administratifs ».

Ces jours là ne sont pas très courants, mais il arrive en effet que tout nous tombe dessus en même temps: l’arrivée d’un nouveau collaborateur qui nous pousse à établir une DUE (Déclaration Unique d’Embauche) et à affilier la personne à la mutuelle et à la prévoyance, un arrêt maladie et bonjour les relations avec l’Assurance Maladie, une formation à organiser et voici qu’arrivent les formidables démarches administratives des OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé, qui récoltent les cotisations liées aux formations pour les redistribuer par la suite), etc.

Et encore, je ne devrais pas me plaindre, j’ai constaté un réel allégement des démarches grâce à l’informatisation. Un question se pose alors: comment faisaient nos prédécesseurs? Ah, mais c’est pour ça qu’ils étaient alors des « directeurs du personnel », que leur fonction était quasi exclusivement administrative et qu’ils ne pouvaient mettre en place des actions stratégiques et faire avancer les entreprises!

Alors, ces jours où je doute, je bénis l’informatique et je me replonge dans mes Cerfa… ce n’est qu’une mauvaise journée à passer.

Dans : Humeur
Par AZS
Le 15 mars 2012
A 9 h 29 min
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